[LEGAL] CHÍNH SÁCH THANH TOÁN

Uyên Coffee cung cấp hệ thống thanh toán đa dạng, an toàn và tiện lợi nhằm tạo điều kiện mua sắm tốt nhất cho mọi khách hàng lẻ, đại lý và đối tác doanh nghiệp.

Chính sách này quy định rõ ràng về các hình thức thanh toán được chấp nhận, quy trình xác nhận đơn hàng và các lưu ý quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi tài chính của khách hàng khi giao dịch cùng Uyên Coffee.

1. Các hình thức thanh toán

Uyên Coffee áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt sau đây:
1.1. Thanh toán chuyển khoản ngân hàng
Khách hàng có thể thực hiện chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng chính thức của Uyên Coffee.
Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ: Mã đơn hàng hoặc Số điện thoại đặt hàng để hệ thống tự động ghi nhận và xử lý đơn hàng nhanh chóng nhất.
Thông tin tài khoản chính thức sẽ được hiển thị chi tiết tại bước thanh toán trên website hoặc được nhân viên tư vấn cung cấp chính xác qua các kênh chăm sóc khách hàng chính thức.
1.2. Thanh toán khi nhận hàng (COD – Cash on Delivery)
Phương thức giao hàng thu tiền hộ áp dụng cho tất cả các đơn hàng bán lẻ giao tận nhà trên phạm vi toàn quốc thông qua các đối tác vận chuyển.
Khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp cho nhân viên giao hàng tại thời điểm nhận hàng.
Phạm vi áp dụng COD:
– Khách hàng mua lẻ;
– Khách hàng mua số lượng nhỏ;
– Địa chỉ nhận hàng thuộc phạm vi hỗ trợ của đơn vị vận chuyển.
Trường hợp đơn hàng sỉ hoặc đơn hàng OEM có giá trị lớn, khách hàng vui lòng thực hiện tạm ứng/đặt cọc trước một phần giá trị đơn hàng theo quy định của Uyên Coffee trước khi tiến hành sản xuất và vận chuyển. Phân nửa giá trị còn lại có thể áp dụng thu hộ COD khi bàn giao.
1.3. Thanh toán qua ví điện tử
Uyên Coffee tích hợp thanh toán qua các ứng dụng ví điện tử phổ biến tại Việt Nam nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng mua sắm trực tuyến trực tiếp trên hệ thống website:
Phương thức ví điện tử áp dụng bao gồm:
– Ví điện tử MoMo;
– Ví điện tử ZaloPay;
– Ví điện tử ShopeePay (đối với đơn hàng đặt qua Shopee);
– Các ứng dụng ngân hàng số quét mã QR (VietQR).
Thông tin tài khoản ví điện tử chính thức cũng sẽ được hiển thị trực quan tại bước xác nhận thanh toán đơn hàng.

2. Chính sách thanh toán đối với đơn hàng sỉ và đối tác B2B

Đối với các đơn hàng mua sỉ số lượng lớn, đơn hàng OEM sản xuất theo profile rang riêng hoặc hợp đồng phân phối thương mại dài hạn, quy trình thanh toán sẽ được chia thành các đợt cụ thể nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất và quyền lợi của cả hai bên:
Hạn mức thanh toán thông thường được quy định như sau:
– Đợt 1: Tạm ứng / Đặt cọc từ 30% đến 50% tổng giá trị đơn hàng ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận đơn đặt hàng chính thức;
– Uyên Coffee chỉ tiến hành chuẩn bị nguyên liệu, lên lịch sản xuất và thực hiện quy trình rang xay đóng gói sau khi nhận đủ tiền cọc đợt 1;
– Đợt 2: Thanh toán phần giá trị còn lại (50% – 70%) ngay sau khi có thông báo hàng hóa đã sản xuất hoàn tất, sẵn sàng xuất kho hoặc tại thời điểm bàn giao hàng hóa kèm đầy đủ chứng từ;
– Đối với các đối tác chiến lược, đại lý lâu năm có lịch sử tín dụng tốt, hạn mức thanh toán công nợ và thời hạn đối soát công nợ sẽ được áp dụng linh hoạt dựa trên các điều khoản cam kết riêng biệt trong hợp đồng kinh tế.

3. Thời gian xác nhận và xử lý thanh toán

Sau khi khách hàng thực hiện lệnh thanh toán thành công, hệ thống tại Uyên Coffee sẽ tiến hành xác nhận trạng thái đơn hàng theo các mốc thời gian quy định:
– Đối với thanh toán chuyển khoản, ví điện tử: Hệ thống sẽ tự động ghi nhận hoặc nhân viên kiểm tra duyệt giao dịch trong vòng 15 – 30 phút kể từ khi dòng tiền nổi trên tài khoản của công ty;
– Đối với đơn hàng đặt vào ngày nghỉ, ngày Lễ hoặc ban đêm: Thời gian xác nhận có thể kéo dài hơn và được xử lý ưu tiên vào đầu giờ làm việc của ngày kế tiếp gần nhất.
Trường hợp quá 2 giờ kể từ khi thực hiện lệnh thanh toán thành công mà chưa nhận được thông báo xác nhận đơn hàng, khách hàng vui lòng liên hệ ngay với bộ phận chăm sóc khách hàng của Uyên Coffee qua hotline/Zalo để được hỗ trợ kiểm tra và cập nhật trạng thái đơn hàng thủ công trên hệ thống.

4. Quy định về thông tin thanh toán

Khách hàng gửi tiền thanh toán chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử cần lưu ý ghi đúng thông tin cú pháp được hướng dẫn để tránh các sai sót không đáng có. Thông tin cú pháp bao gồm:
– Mã đơn hàng được cấp bởi hệ thống;
– Số điện thoại đặt hàng đăng ký trên hệ thống;
– Họ tên người thanh toán;
– Ngày thực hiện giao dịch;
– Giá trị số tiền thanh toán chính xác.
Chúng tôi không chịu trách nhiệm xử lý chậm trễ đối với các trường hợp khách hàng chuyển khoản sai cú pháp hướng dẫn dẫn đến việc hệ thống tự động không nhận diện được dữ liệu đóng đóng đơn hàng của khách hàng, hoặc trường hợp chuyển khoản thiếu tiền giá trị đơn hàng.

5. Hóa đơn và chứng từ thanh toán

Uyên Coffee cung cấp đầy đủ các chứng từ, hóa đơn hợp pháp đi kèm với mỗi đơn hàng nhằm bảo đảm quyền lợi minh bạch của khách hàng theo đúng quy định pháp luật hiện hành:
– Đối với khách hàng mua lẻ: Hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được gửi đính kèm trực tiếp bên trong thùng hàng gửi đến tay khách hàng;
– Đối với khách hàng sỉ, đối tác doanh nghiệp:
– Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận;
– Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (VAT);
– Biên bản thanh lý hợp đồng;
– Chứng từ chứng nhận chất lượng sản phẩm (nếu có yêu cầu).
Khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn VAT vui lòng cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp (Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở) tại bước đặt hàng hoặc thông báo cho nhân viên tư vấn trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm đặt hàng thành công. Hóa đơn điện tử sẽ được gửi qua email đăng ký của khách hàng sau khi đơn hàng hoàn thành giao nhận.

6. Xử lý thanh toán lỗi hoặc phát sinh chênh lệch

Trong trường hợp phát sinh các lỗi giao dịch dẫn đến việc thanh toán không thành công hoặc xảy ra chênh lệch tiền, hai bên cùng phối hợp xử lý như sau:
– Khách hàng chuyển khoản nhầm, chuyển khoản thừa giá trị đơn hàng: Uyên Coffee sẽ tiến hành lệnh hoàn trả lại phần tiền thừa cho khách hàng qua tài khoản ngân hàng trong vòng 24 – 48 giờ làm việc kể từ khi xác minh chính xác;
– Khách hàng chuyển khoản thiếu tiền đơn hàng: Hệ thống sẽ tạm giữ đơn hàng và nhân viên sẽ liên hệ thông báo khách hàng chuyển bổ sung phần tiền thiếu để đơn hàng được duyệt sản xuất và vận chuyển;
– Lỗi giao dịch từ phía ngân hàng hoặc hệ thống cổng thanh toán: Khách hàng cần liên hệ với ngân hàng chủ quản để được hỗ trợ tra soát giao dịch. Uyên Coffee sẽ phối hợp cung cấp các bằng chứng đối soát tài khoản từ phía chúng tôi để hỗ trợ khách hàng giải quyết nhanh chóng nhất.

7. An toàn thông tin và bảo mật thanh toán

Uyên Coffee cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin giao dịch tài chính của khách hàng nhằm ngăn ngừa các nguy cơ gian lận hoặc rò rỉ dữ liệu thẻ:
– Hệ thống website không trực tiếp lưu trữ thông tin thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng của khách hàng;
– Mọi quy trình xử lý thanh toán trực tuyến đều được thực hiện thông qua hệ thống cổng thanh toán của các đối tác ngân hàng, ví điện tử đã được cấp phép chính thức và áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa bảo mật dữ liệu quốc tế;
– Nhân viên Uyên Coffee tuyệt đối không yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin bảo mật cá nhân như mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã PIN hoặc mã xác thực OTP dưới bất kỳ hình thức nào;
– Khi phát hiện bất kỳ dấu hiệu nghi ngờ gian lận hoặc giao dịch bất thường nào liên quan đến tài khoản của Uyên Coffee, khách hàng vui lòng liên hệ thông báo ngay cho chúng tôi qua đường dây nóng để kịp thời phối hợp ngăn chặn và xử lý.

8. Lưu ý quan trọng

Khách hàng vui lòng lưu ý các điều khoản sau để quá trình mua sắm và thanh toán diễn ra thuận lợi:
– Kiểm tra kỹ tổng giá trị đơn hàng bao gồm cả phí vận chuyển, các khoản chiết khấu, giảm giá trước khi thực hiện lệnh thanh toán;
– Chỉ chuyển khoản vào các tài khoản ngân hàng chính thức được công bố công khai của Uyên Coffee. Chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm đối với các tổn thất tài chính phát sinh nếu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của bên thứ ba giả mạo;
– Giữ lại hình ảnh biên lai, ảnh chụp màn hình giao dịch chuyển tiền thành công làm bằng chứng đối soát khi cần thiết;
– Đọc kỹ các điều khoản về chính sách đổi trả & hoàn tiền để nắm rõ quyền lợi tài chính của mình trong các trường hợp xảy ra lỗi sản phẩm.

9. Thông tin liên hệ hỗ trợ thanh toán

Mọi thắc mắc, khó khăn liên quan đến quy trình thanh toán hoặc yêu cầu kiểm tra đối soát dòng tiền giao dịch, quý khách vui lòng liên hệ bộ phận kế toán của chúng tôi:
UYÊN COFFEE – BỘ PHẬN KẾ TOÁN & KIỂM SOÁT GIAO DỊCH
Hotline/Zalo: 0938.835.882
Email: info@uyencoffee.com / uyencoffee.vn@gmail.com
Website: https://uyencoffee.com